In zehn Schritten zum erfolgreichen Strategie-Workshop

Das Organisieren und Leiten von Workshops will gelernt sein. Dies gilt umso mehr, wenn es dabei um so zentrale Fragen wie die Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensstrategie geht. Schließlich können die Ergebnisse solcher Strategie-Workshops entscheidenden Einfluss auf die zukünftige Performance des Unternehmens nehmen – positiv wie negativ. Neue, frische Ideen, die in Workshops erarbeitet werden, können die Weichen für ein erfolgreiches Weiterbestehen im Wettbewerb stellen. Halbherzige, subjektive Analysen hingegen können dazu führen, dass wichtige Veränderungen im Unternehmensumfeld falsch eingeschätzt oder gar verschlafen werden. Hier sind deshalb 10 Tipps für Sie, wie Sie das Bestmögliche aus Ihrem nächsten Strategie-Workshop herausholen können.

Die zehn Schritte zu einem erfolgreichen Strategie-Workshop

1. Konkrete Ziele: Strategiearbeit ist ein weites Feld mit vielen Facetten, die sich kaum im Rahmen eines einzelnen Workshops hinreichend thematisieren lassen. Setzen Sie sich für Ihren Workshop daher konkrete und realistische Ziele, welche Fragen diskutiert und beantwortet werden sollen. Konzentrieren Sie sich auf die Strategieentwicklung oder auf die -umsetzung. Rücken Sie Fragen wie Business Innovation, M&A oder den Eintritt in neue Märkte in den Vordergrund.

2. Teilnehmerkreis: Die Auswahl der Teilnehmer sollte auf Grundlage der gesteckten Ziele für den Workshop erfolgen. Achten Sie dabei grundsätzlich darauf, eine gute Mischung aus Leuten zusammenzustellen, die die unterschiedlichen Sichtweisen auf das Thema widerspiegeln. Neben Managern und Mitarbeitern verschiedener Hierarchieebenen aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen können dazu auch Vertreter von außen gehören, wie Kunden, Zulieferer und andere Stakeholder. Auf diese Weise bringen Sie mehr Objektivität in die Diskussion und erhalten ein ganzheitlicheres Bild.

Beachten Sie auch: Es brauchen nicht immer alle Teilnehmer während des gesamten Workshops anwesend zu sein. Machen Sie daher in der Agenda bereits vorab kenntlich, wer an welcher Session teilnehmen sollte. Vielbeschäftigte Top-Manager werden Ihnen Ihre Rücksichtnahme danken.

3. Vorabinformationen an die Teilnehmer: Wichtige Informationen zum Ablauf und Inhalt des Workshops sollten den Teilnehmer im Vorfeld schriftlich mitgeteilt werden, damit sie ausreichend Zeit haben, um sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. Weisen Sie die Teilnehmer zudem ausdrücklich darauf hin, welche Informationen über ihre Fachbereiche oder Tätigkeitsfelder im Rahmen des Workshops benötigt werden (z.B. SWOT-Analysen). So kann im Workshop gleich an die Arbeit gegangen werden.

4. Entscheidungsfindung: Teilnehmer sollten darüber informiert werden, ob sie während des Workshops selbst Entscheidungen treffen können oder ob sie lediglich Input und Empfehlungen liefern sollen, die die Unternehmensführung später in ihren strategischen Entscheidungen berücksichtigen wird. Beides ist völlig legitim. Es sollte nur Klarheit darüber herrschen, um möglicher Enttäuschung und Missmut vorzubeugen. Dürfen die Teilnehmer selbst die Entscheidungen treffen, sollte zudem festgelegt werden, ob diese einstimmig oder mehrheitlich zu treffen sind.

5. Offene Diskussion: Allen Teilnehmern sollte unabhängig von ihrer Position im Unternehmen die Möglichkeit gegeben werden, frei zu sprechen und gehört zu werden. Wenn nötig, lassen Sie die Teilnehmer ihre Meinungen, Ideen und Kritik zu bestimmten Themen anonym auf Zettel schreiben. Achten Sie dabei auf die Verwendung von gleichfarbigem Papier und gleichfarbigen Stiften.

6. Auswahl des Moderators: Es ist ratsam die Leitung des Workshops einem professionellem Moderator zu überlassen, der entsprechende Erfahrung mitbringt und dafür sorgt, dass zeitliche und inhaltliche Vorgaben eingehalten werden. Ein Moderator von außen hat zudem den großen Vorteil, dass er eine neutrale Position einnehmen und daher auch unbequeme Fragen stellen kann, die sich andere vielleicht nicht trauen würden, in großer Runde anzusprechen. Viele Strategieberatungen bieten solche Moderatorendienste an. Nehmen Sie sie in Anspruch, um die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit effektiv nutzen zu können.

7. Protokollführung: Auch hier gilt: Überlassen Sie die Arbeit lieber jemand anderem, der nicht selbst an den Diskussionen teilnimmt und sich ausschließlich auf die Aufgabe des Protokollführens konzentrieren kann.

8. Methoden: Halten Sie sich lieber mit ausschweifenden PowerPoint Präsentationen zurück, die die Teilnehmer zum passiven Herumsitzen und Zuhören zwingen. Wenden Sie stattdessen kreative und bewegungsbasierte Methoden an, die von den Teilnehmern Geistes- und Körpereinsatz fordern. So bringen Sie alle Teilnehmer dazu, sich aktiv einzubringen und regen ihre Sinne an. Rollenspiele beispielsweise ermutigen Teilnehmer, ihre Hemmungen fallen zu lassen und Fragestellungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten.

9. Location: Sofern es das Budget hergibt, sollten Sie Ihren Workshop außerhalb des Unternehmens in einer ruhigen, ländlichen Umgebung durchführen, die es den Teilnehmern erlaubt, sich ganz auf die jeweilige Thematik zu konzentrieren, zu reflektieren und in größeren Dimensionen zu denken. Strategisches Denken fällt leichter, wenn man das gewohnte Arbeitsumfeld verlässt, aber auch nicht von äußeren Reizen überflutet wird, wie es zum Beispiel in einer pulsierenden Großstadt der Fall ist.

10. Nachbereitung: Nach Ende des Workshops ist die Arbeit für Sie leider noch nicht getan. Jetzt gilt es, die Ergebnisse und die nächsten Schritte, die zu tun sind, zu dokumentieren und an alle Teilnehmer zu kommunizieren (z. B. via Email oder Intranet). Jedem Einzelnen sollte bewusst und klar sein, was er oder sie bis wann zu tun hat. Informieren Sie die Teilnehmer zudem darüber, was nach dem Workshop geschieht. Die Teilnehmer haben schließlich ein berechtigtes Interesse daran, zu erfahren, ob ihre Bemühungen letzten Endes in Entscheidungen und Maßnahmen gemündet sind oder nicht. Dies wird ihre Bereitschaft beeinflussen, an künftigen Strategieworkshops teilzunehmen und sich aktiv einzubringen. Zu guter Letzt sollten Sie Feedback von den Teilnehmern einholen, um Kritik und Anregungen zu bekommen, wie Sie Ihren nächsten Strategieworkshop noch erfolgreicher gestalten können.